Pensando melhor e em equipe

Olá, pessoal, tudo bem?

E então, como vai o dia? Muitos problemas na empresa? Não consegue resolvê-los sozinho? E por que não procura ajuda de outros? Ihhh, sua empresa está naquela situação em que “antes só do que mal acompanhado”?

É, meu amigo, há momentos em que a coisa está desse jeito mesmo: preferimos fazer sozinhos a arranjarmos mais problemas tentando com a ajuda de outros. A princípio, pode parecer que evita-se um problema, mas na verdade não, pois há várias desvantagens em ser um “lobo solitário”, por exemplo:

  • Tudo o que você aprende por meio da experiência (chamado de conhecimento tácito) acaba não sendo transmitido para outros membros da empresa, bem como você acaba por não receber experiências e feedback de terceiros;
  • Os recursos humanos acabam sendo mal explorados, pois alguns estarão envolvidos com sérios problemas, enquanto que outros podem até mesmo não estar com tarefa alguma!
  • Você assume riscos sozinho, podendo atrasar cronogramas, tomar decisões erradas ou consumir mais recursos do que deveria na solução de um problema.

Bem, estas são somente algumas das desvantagens de ser um “lobo solitário”. Já o trabalho em equipe traz várias vantagens, por exemplo:

  • Permite que um problema maior seja subdividido em problemas menores e distribuídos a indivíduos ou grupos (procedimento denominado “dividir e conquistar”) ou analisado e resolvido de forma coletiva;
  • Evita que uma única pessoa seja responsável por um problema, bem como pela sua solução, o que pode pôr em risco o sucesso de qualquer empreitada;
  • Facilita que a experiência adquirida por cada qual seja estudada e repassada a todos (transformando o conhecimento de tácito para explícito) e, então, sejam geradas novas experiências a partir de sua análise (gerando mais conhecimento tácito) em um ciclo que enriquece e muito a empresa;
  • Pode reduzir o tempo necessário para resolver um problema, bem como os recursos, quando bem feito.

Bem, acho que estes já são motivos suficientes para querermos trabalhar em equipe. Mas, será que sabemos trabalhar em equipe?

Antes de pensarmos em “como pensar melhor em equipe”, que tal vermos alguns dos erros mais comuns em um trabalho em equipe?

  • Alguém da equipe não consegue ceder em favor da equipe, deixando assim seu ego falar mais alto – este é um dos maiores problemas em uma equipe, pois tal perfil geralmente leva a atrito entre os membros da equipe;
  • Não há uma comunicação adequada entre os membros da equipe – aqui, a falta de comunicação dificulta o aprendizado da equipe, a evolução do trabalho, bem como a manutenção de cronogramas, deadlines e documentações;
  • A equipe não trabalha como um todo em prol de um mesmo objetivo – ocorre principalmente quando um ou mais membros da mesma não parecem estar focando 100% de si no trabalho em equipe, o que pode levar a desestimular aqueles que estão e, conseqüentemente, a qualidade do trabalho realizado pela equipe vai se deteriorando.

Supondo que você já “acertou seus ponteiros” com a sua equipe e vocês não possuem estes problemas, vêm a pergunta: como fazer com que a equipe “pense melhor”? Como fazer a equipe discutir problemas a fim de encontrar soluções sem que isso leve a atritos?

Antes de mais nada, é válido lembrar que não há nada “100% sem atrito”, pois estamos falando de indivíduos com características, interesses e opiniões diferentes.

A melhor idéia para colocar sua equipe para pensar é por meio de um processo conhecido como brainstorming (em uma tradução livre, “tempestade cerebral”), que se trata de uma técnica para discussões e encontros visando reunir diversas idéias e então analisá-las segundo sua importância.

O brainstorming consiste de uma reunião onde TODOS podem expor suas idéias livres de pré-julgamentos e críticas onde alguém (o mediador) é responsável por coletá-las para que mais tarde possam fazer uma triagem das melhores idéias e discutir como implantá-las.

Segundo o site Best Brainstorming Techniques, os seguintes passos são essenciais em um brainstorming:

  • Quantifique e descreva o problema – você e sua equipe precisam saber exatamente qual o problema a ser resolvido. Tente descrever o problema em uma única frase interrogativa;
  • Convide os participantes – lembrando que todos os participantes oferecerão idéias e tentarão contribuir com o processo, é interessante que sejam convidados aqueles que podem realmente contribuir com a busca pela solução. Você pode convidar para reunião outros além dos membros da equipe de trabalho, por exemplo, os principais stakeholders (pessoas, comunidades ou companhias que estarão envolvidos direta ou indiretamente com o problema) e/ou decision-makers (pessoas que podem tomar realmente as decisões);
  • Início da sessão e apresentação do problema – agora, temos realmente iniciada nossa reunião, comentando a situação atual, recursos disponíveis, problema a sanar e quais tentativas já foram feitas. A partir daqui, abre-se um canal para que cada qual cite suas idéias;
  • Documentação da tempestade de idéias – o mediador deve ter o cuidado para que ele ou outra pessoa tome nota de todas as idéias, inclusive as suas próprias. Alguns cuidados a se tomar:
    • Ninguém deve ser criticado negativamente por uma de suas idéias – caso contrário, ele e outras pessoas passarão a temer propor suas idéias;
    • O mediador deve cuidar para que não se perca “o rumo do brainstorming” – alguém pode, por exemplo, lembrar de algum problema relacionado e querer iniciar uma discussão sobre como resolver aquele problema, perdendo-se, assim, o foco inicial;
  • Análise das idéias – após a tempestade, vem a hora de analisar cada idéia e escolher aquelas mais adequadas ao problema, levando-se em consideração todas as restrições existentes. A análise pode ser feita por um grupo de pessoas ou por todos, por meio de votação, por exemplo;
  • Finalização da reunião, lembrando de enfatizar o quão importante foi o papel de cada qual nesta reunião.

Eu acredito que brainstormings são importantes em dois momentos bem marcantes em qualquer projeto: na concepção do mesmo, quando ainda não se sabe ao certo o que se pretende fazer, e sempre que são encontrados obstáculos, principalmente os aparentemente intransponíveis.

Se você é gerente de projetos ou lida com reuniões onde a opinião de muitos devem ser consideradas e geralmente cria-se muito atrito, pense em aplicar técnicas de brainstorming, ok? Vale lembrar que, como qualquer outra técnica, pode ser adaptada a fim de melhor adequar-se às suas necessidades, mas evite eliminar a liberdade de expressão que esta técnica oferece aos seus participantes, pois este é o ponto chave da mesma, ok?

Até mais! 😉

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